2014年11月25日 星期二

身為主辦單位,該如何準備演講空間/楊斯棓

  這篇用條列式的,未來的人比較好參考。

  我的風格是,人生這麼短,要辦你就好好地辦一場,不然就不要辦。

  身為主辦單位,要把自己極大化,極大化到演講者什麼都不用準備(雖然我是什麼都會準備的講者)。




  第一、不要搞戶外演講,否則你賭不起下雨的風險。我222場演講只有一場在戶外,那一場下雨。




  第二、先確定場地,該借的場地用公文或訂金先借好,同時間也掌握精確的座位。該場地必須半年內自己用過確定堪用。(同時掌握兩個備用場地,萬一有個萬一,只需要發通知給聽眾說場地改了,如期舉行,而不用作廢)

  事先先問清楚該場地當天有沒有施工或洗水塔,要避開,否則嚴重干預演講進行。




  第三、主辦單位自己要準備好筆電、投影機跟各種最新軟體,拉好延長線,插好音源線,講者在開講前一小時測試沒問題,就一切順利了。但檔案講者在講完後有權利自行刪除,不要白目。





  第四、麥克風也請事先測試音量大小,兩個人一起測,一個講,一個走到最後一排看聽的清不清楚。




  第五、演講前三週建報名系統,確認出席人數,不要超收,不要以為走道有人是你活動辦得好,那是你不專業。




  第六、不需要預留過多的所謂貴賓席,前兩排空著沒好處,只會降低團隊動力。




  
  第七、事先建報名系統時,掌握聽眾基本資料,依講者需求,提供給講者微調其教材(當然這點也要講者有sense願意據此調整)。




  第八、主辦單位要設有機動組,至少兩人,一人負責聯繫聽眾/講者萬一身體不適時的就醫相關事項,一人要當講者跟聽眾的橋樑,處理突來的大小問題。




  第九、可以事先請聽眾自己帶環保杯,現場準備水就好。(會少很多紙杯、塑膠等垃圾)




  第十、一紙平安。這一點我是幫初出茅廬的講者爭取的,我已經不在乎這些。做一張很簡單的感謝狀,不一定要護貝(護貝的好處是比較容易被保存),不一定要做到獎座(看講者分量或你們經費),一紙,讓講者也記得是哪個主辦單位邀請他演講的,未來若再度對講者提出邀約,比較容易邀成功。

  如果你重視演講品質,這篇才對你有意義。

  如果你覺得有辦就好,那你根本不用看到這裡。